Em 2020, a crise causada pela pandemia trouxe uma série de necessidades urgentes às empresas, como a adoção do home office.

Contudo, apesar de ter ganhado mais força devido ao distanciamento social, o home office é uma prática adotada há algum tempo e já vinha com forte crescimento nos últimos anos. As maiores empresas de tecnologia, principalmente, já o adotavam em sua rotina.

De qualquer forma, familiarizados ou não, o trabalho em casa demanda atenção em pontos essenciais. A organização das equipes, o incentivo ao profissionalismo e a própria motivação dos colaboradores são fatores que devem ser considerados, mesmo remotamente.

Por isso, abaixo trouxemos 6 dicas para ajudar na gestão dessa modalidade. Afinal, se tudo for bem coordenado, você verá que o home office pode resultar em equipes até mais produtivas.

Leia este artigo e aplique os novos aprendizados em seu time!

6 dicas de gestão para aumentar a colaboração e produtividade no Home Office

1. Organize e mantenha a comunicação

Segundo Peter Drucker, austríaco considerado a principal referência da administração corporativa moderna – 60% de todos os problemas administrativos de uma empresa é resultado de uma comunicação interna ineficaz.

Em ambiente remoto, esse cuidado se torna ainda mais sensível, já que tudo precisa ser feito na nuvem, por meio de softwares de colaboração e gerenciamento de projetos. Isso, por sua vez, dá margens para erros de interpretação de textos e solicitações.

Nesse cenário, portanto, recomenda-se que diálogos estratégicos sejam realizados por videoconferência. Elas permitem esclarecer imediatamente as possíveis dúvidas que sua equipe pode ter. Todos, dessa forma, ganham tempo e efetividade para continuar suas atividades.

Além disso, é fundamental definir canais específicos para a comunicação de todos.

Softwares como Microsoft Teams ou Google Talks podem resolver as questões de videoconferências e mensagens instantâneas. Já ferramentas como o Trello ou até mesmo o Microsoft Teams melhoram a organização das tarefas e aumentam a produtividade dos colaboradores.

Por fim, evite threads longas em e-mails, que podem ser confusos e pouco conclusivos, ou usar aplicativos como o WhatsApp, que podem invadir a privacidade do colaborador.

2. Trabalhe a motivação

Segundo pesquisa da Right Management, colaboradores motivados são até 50% mais produtivos. E, em meio ao período de isolamento obrigatório, manter a equipe motivada está entre as principais necessidades dos gestores.

Isso porque, além do cenário naturalmente favorável às incertezas, a rotina do home office também pode afetar o nível de envolvimento dos colaboradores.

Se possível, mantenha metas individuais e conjuntas de acordo com as limitações do home office, incentive reuniões remotas para brainstorms e, principalmente, ofereça feedbacks individuais.

Mostrar aos colaboradores que eles são engrenagens importantes em todos os objetivos da empresa, renovará o gás das equipes, não importa qual seja a distância.

3. Estabeleça normas e horários

A rotina em casa pode fazer com que os profissionais se percam com o horário. De antemão, portanto, já vale dizer: home office não é férias. É preciso ter o comprometimento com horários, assim como em tempos de trabalho presencial.

Estabeleça horários para o início das atividades, períodos de intervalos para o almoço e final de expediente. Isso ajuda a evitar tanto a ausência, quanto o excesso de trabalho

Segundo pesquisa divulgada pela revista Você S/A, 78% dos profissionais se sentem mais produtivos trabalhando em casa.

Isso pode levar às jornadas longas, com horários que podem extrapolar muitas horas diárias além do necessário. Como resultado, os colaboradores podem se sentir sobrecarregados e ter a qualidade de suas entregas comprometidas.

4. Avalie o desempenho e forneça feedbacks

É importante manter a avaliação dos colaboradores para saber como está a adaptação no ambiente remoto. Se há percepção de que a produtividade foi afetada, é preciso entender quais são as influências para os maus resultados.

Algumas ferramentas, como o RunRun.it e o Asana, permitem acompanhar os prazos de entregas das tarefas, bem como o tempo que o colaborador levou para finalizá-la. São ferramentas interessantes que permitem a otimização das entregas.

Contudo, é sempre bom lembrar que, em caso de quedas abruptas de produtividade, sempre vale a pena conversar com o colaborador para saber sobre possíveis dificuldades da rotina.

Lembre-se de que a pandemia afeta atividades escolares e serviços básicos, pontos que também pode influenciar na rotina de trabalho.

Por fim, sempre vale ressaltar: feedbacks são valiosos. Eles oferecem oportunidade para os colaboradores avaliarem seus erros, identificar pontos que devem ser explorados e, assim, crescer profissionalmente. Todo o time ganhará com isso.

5. Invista em ferramentas para gestão do trabalho

Não é possível trabalhar remotamente sem as ferramentas necessárias. E isso requer investimentos para que versões mais completas desses softwares estejam disponíveis para o colaborador.

Atualmente, as ferramentas em nuvem são a melhor opção. Afinal, podem ser facilmente acessadas através de diferentes dispositivos, basta ter acesso à internet.

Vale lembrar também dos packs oferecidos pelas principais fornecedoras de tecnologia. A Microsoft com o Microsoft 365 e o Google com o G Suíte, são exemplos que precisam ser analisados conforme sua necessidade.

Para além deles, vale a pena considerar ferramentas para gerenciamento de projetos (Trello, Asana, Taskworld, RunRun.it, entre outras) e transferência de arquivos pesados (Google Drive, WeTransfer, Dropbox), que ajudarão em rotinas específicas.

6. Crie um ambiente seguro para o colaborador e empresa

Como estamos vendo, mesmo com todas as vantagens do Home Office, os desafios para a implantação desse novo formato de trabalho também existem.

Ou seja, para usufruir das vantagens do trabalho remoto é preciso adaptar as políticas da companhia. Entre elas, as que correspondem à segurança da informação.

Entretanto, a realidade é que muitas empresas ainda não estão preparadas para fornecer suporte aos profissionais que estão longe do data center.

Por isso, acabam deixando seus bancos de dados vulneráveis e, o que era para ser um modelo vantajoso, acaba se tornando um risco que pode prejudicar a integridade e a saúde financeira de uma marca.

Felizmente, solucionar esse problema é simples. Inclusive, no mercado existem várias tecnologias para garantir a integridade e confidencialidade dos dados sigilosos.

Ferramentas de criptografia, autenticação em múltiplos fatores e plataformas de segurança na nuvem são alguns exemplos de soluções que evitam vazamentos, ataques e acessos não autorizados.

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Seja qual for a necessidade do seu time, é importante se manter próximo para ajudar, orientar e motivar sempre que necessário.

Sabendo disso, vale a pena investir em uma gestão mais colaborativa nesse período de isolamento social. Dessa maneira, assim que tudo voltar à rotina normal, seu time estará ainda mais unido e os talentos serão mantidos em sua empresa.

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