É inegável que após a pandemia pela covid-19 chegar ao Brasil, o trabalho remoto, obrigatoriamente, foi impulsionado.

Ainda que fosse uma forte tendência no setor de TI, dados da ISE Business School mostraram que 51% das empresas, em geral, não mantinham qualquer setor com profissionais atuando remotamente. Gerenciar equipes remota se tornou então uma necessidade.

Após o início de 2020, a adoção do home office foi uma necessidade urgente para reduzir a proliferação do vírus. E isso trouxe resultados surpreendentes. O mesmo estudo da ISE Business School mostrou que 80% dos executivos brasileiros aprovaram esse modelo de trabalho.

Além disso, uma pesquisa do IBM Institute for Business Value (IBV), mostrou que 52% dos colaboradores desejam continuar trabalhando efetivamente de casa – apenas 10% dos entrevistados desejam atuar exclusivamente no escritório.

Com o nível de aprovação tão alto, fica o desafio dos gestores de se adequarem às formas de gerenciar equipes remotas. E é sobre o papel essencial da tecnologia nesse processo que falaremos hoje.

Siga conosco e confira!

Os desafios de gestão de equipes officeless

O termo “officeless” significa a atuação do colaborador de maneira remota, e, diferentemente do home office, sem uma localização definida. Ou seja, cafeterias, coworkings e outros espaços que não são o escritório montado em casa.

Com isso, o officeless traz desafios ainda mais específicos: o controle do gestor sobre o ambiente é menor, existem necessidades pontuais de segurança remota e o nível de comprometimento do colaborador precisa ser maior.

Por outro lado, o próprio formato já resolve todas essas questões, já que os espaços profissionais preparados para acolher o colaborador oferecem toda a estrutura de segurança em rede, espaços para foco no trabalho e todas as outras condições necessárias para que o colaborador se concentre nos resultados.

A grande vantagem do officeless com relação ao escritório, é o nível de autonomia do colaborador e a não necessidade de deslocamento até o escritório. Com relação ao home office, o officeless garante uma estrutura totalmente adequada para o trabalho remoto.

·         Veja também: Qual a melhor alternativa tecnológica para as equipes de TI officeless?

5 dicas para gerenciar suas equipes remota

Bem, agora que você percebeu que o trabalho remoto veio para ficar e que o officeless é a adequação ideal dessa modalidade, é hora de ver quais são as principais dicas para esse tipo de gestão.

• 1. Mantenha uma comunicação eficiente

Não confunda eficiência de comunicação com controle excessivo. Uma comunicação eficiente é direta e objetiva, utilizando-se das ferramentas adequadas para isso.

Portanto, prefira registrar os diálogos por meio do Teams, Google Talks ou outro tipo de ferramenta voltada ao trabalho. Isso fará, inclusive, com que o diálogo fique mais profissional.

Ao escrever algo, sempre pergunte se a mensagem ficou clara e reforce os pontos mais importantes. Isso é fundamental para evitar ruídos de comunicação.

• 2. Mantenha a equipe motivada

Premiações são interessantes quando os objetivos são alcançados. Mas na falta de oportunidades ou de recursos para isso, ofereça reconhecimentos para a equipe e mantenha a constância nos feedbacks.

Ações de apoio mútuo são importantes para manter a energia do time e evitar que o colaborador sinta a solidão do trabalho à distância.

Chamadas de vídeo que sejam pontuais e bem planejadas são interessantes para manter a equipe consciente dos acertos e erros das entregas, além de dar a oportunidade de diálogo em grupo.

• 3. Mensure o nível de produtividade

Não se preocupe: a produtividade não costuma ser um problema do trabalho remoto. Pelo contrário. Estudos da Universidade de Stanford apontaram que houve aumento de, pelo menos, 13% no envolvimento dos colaboradores que passaram a atuar em casa.

Entretanto, é muito importante contar com ferramentas que identifiquem possíveis oscilações na produtividade.

Segundo um estudo da Zendesk, 40% dos gestores não contam com ferramentas adequadas para acompanhar os colaboradores.

Busque por esse tipo de solução e acompanhe os relatórios gerados com a periodicidade necessária.

• 4. Saiba lidar com as questões emocionais

A pandemia pelo novo coronavírus trouxe questões delicadas para muitas famílias que perderam seus entes queridos. Além disso, existe a pressão psicológica dos colaboradores que temem demissões e sofrem com a necessária adaptação ao ambiente remoto.

É fundamental ter empatia e entender possíveis questões emocionais que afetam os colaboradores. Lembre-se de que recuperar esse colaborador, que já conhece a empresa e oferece bons níveis de entrega, será muito mais barato do que demiti-lo e contratar um substituto.

Ofereça diálogos sinceros e assuma a posição de líder, diferente de ser apenas um gerente.

• 5. Mantenha a cultura organizacional

A cultura organizacional é a essência da identidade de uma empresa. No escritório, essa cultura é facilmente estabelecida, mas no ambiente remoto é importante sempre buscar meios de trazer sua identificação.

Para isso, mantenha a boa comunicação, identifique qual é o tom de voz que a empresa (ou a equipe) deve utilizar para as mensagens em grupo, mantenha os valores alinhados e, se necessário, utilize determinados colaboradores como porta-vozes dessa cultura quando houver oportunidades (como eventos etc.).

Como a tecnologia pode auxiliar para gerenciar suas equipes remotas

Sem tecnologia, seria impossível a atuação remota. Mas com tanto desenvolvimento constante, felizmente existem soluções específicas que atuam diretamente na gestão de trabalho remoto.

– Plataformas em nuvem, como o Google Drive e o OneDrive, entre outros, permitem que as tarefas sejam realizadas e acompanhadas, com entregas identificadas por projetos, pastas, datas, entre outros.

– Ferramentas de comunicação profissional, como o Microsoft Teams e o Google Meet, como já mencionamos, permite concentrar históricos de diálogos e pedidos em equipes.

– Ferramentas colaborativas, como o Asana, o Trello e o Slack, permitem a colaboração e comunicação direta entre membros do time.

Lembre-se de adequar as necessidades de gerenciar equipes remotas conforme as demandas da equipe e busque as melhores opções.

·         Veja também: Internacionalização: os desafios de desenvolver um time global de TI

Conheça a tecnologia ideal para a gestão de equipes de TI

Você notou que a tecnologia específica para a gestão faz toda a diferença para manter sua equipe motivada, unida e com bom nível de produtividade. É nesse sentido que a Conquest One criou tecnologias e metodologias específicas para facilitar o trabalho dos gestores.

Com plataformas robustas que atuam com IA, a Conquest One encontra o perfil ideal de colaborador conforme as necessidades da empresa, faz a gestão e acompanhamento no desenvolvimento e cuida para oferecer dados indicativos para que oferecem a possibilidade dos gestores de gerenciar equipes remotas sob uma visão clara sobre como o time está se comportando.

Entre as ferramentas utilizadas para isso, estão:

– Sense One: um app que o profissional informa sua satisfação em vários níveis do projeto e seus principais desafios na empresa para a qual está trabalhando e contabiliza o número de horas nas tarefas, timesheet, programas de indicações e criação de tickets.

– Talent Management: ideal para o gestor abrir vagas, controlar níveis de entregas das equipes remotas, enviar feedbacks periódicos e muito mais soluções de gestão.

Mas essas são apenas algumas soluções que a CQ1 pode oferecer às equipes officeless. Acesse o site agora mesmo e descubra como facilitar e profissionalizar ainda mais o gerenciamento remoto de sua equipe!