As ferramentas de colaboração promoveram uma rápida evolução no tratamento e armazenamento da grande quantidade de dados – ou o big data – inserida diariamente no ambiente digital. São muitas as soluções que permitem a interação entre usuários nos espaços de trabalho persistentes. Consequentemente, as organizações vivem uma transformação cultural e são pressionadas por respostas mais eficientes e maior agilidade na tomada de decisões.

A consolidação da colaboração entre equipes no ambiente digital – que transitam, inserem e organizam dados – ocorre no ambiente de nuvem. Isso significa que os usuários podem interagir de diferentes maneiras: seja com a troca de mensagens, documentos, a criação de whiteboards, anotações ou vídeos. E todas essas informações ficam centralizadas em um só espaço.

Uma das preocupações em relação ao tratamento virtual de tanta informação é justamente a segurança. Espera-se que ninguém de fora consiga invadir o ambiente para interceptar e roubar informação, e, por outro lado, que os usuários internos sejam capazes de manipular dados confidenciais de maneira responsável e segura.

Por isso, a criptografia inteligente de ponta a ponta, controles de acesso específicos, de acordo com o perfil do usuário, e políticas de compliance, como por exemplo a Prevenção de Perda de Dados (Data Loss Prevention, ou DLP) são fundamentais. Isso também se aplica ao tráfego, ao armazenamento, à gestão e, por fim, à entrega dos dados até o dispositivo ou cliente final. Ou seja, a ideia é garantir que quando um usuário se comunique com o outro e compartilhe, por exemplo, um arquivo, esse processo esteja criptografado de ponta a ponta.

Todas essas mudanças promovem uma transformação cultural nas organizações. As respostas se tornam rápidas e as decisões das equipes de trabalho – muitas vezes multidisciplinares -, mais ágeis. Além disso, processos desnecessários são evitados, como a troca de centenas de e-mails sem a garantia de que serão lidos por todos os destinatários, evitando a perda de continuidade nas comunicações.

A incorporação dessas ferramentas melhora a comunicação interna das empresas, mas para que haja um aumento ainda maior de eficiência, é importante integrá-las aos processos de negócios. Por exemplo, que a “aplicação x” se comunique com a “aplicação z”, e que esta esteja programada para gerar uma ação a cada nova entrada na “aplicação x”. Nos universos da manufatura ou do varejo , por exemplo, essa integração pode ser muito útil para aumentar a produtividade do negócio.

Essas ferramentas também ganharam espaço em ambientes de atenção ao cliente de entidades de saúde e até órgãos governamentais, para citar alguns exemplos. Fora do Brasil, alguns hospitais já fazem consultas e acompanhamento dos pacientes remotamente, graças a sistemas de videoconferência. Além disso, ministérios de alguns países já permitem que cidadãos registrem queixas sem a necessidade da presença de um funcionário, mas com soluções que integram uma câmara de vídeo, um sistema que capta as informações e uma impressora que emite o protocolo de atendimento.

Os chatbots, por sua vez, substituíram funcionários em atendimentos telefônicos. Graças à integração da tecnologia a sistemas de inteligência artificial, há uma redução de burocracias custosas e aumento da satisfação do cliente – tanto interno quanto externo

Há um ambiente tecnológico escondido, porém, essencial para suportar o processamento de tantos dados gerados no universo de colaboração, big data, Internet das Coisas (Internet of Things, ou IoT), entre outros. A rede de baixa potência, ou LPWAN, que é muito mais viável economicamente, por exemplo. Além disso, a otimização do armazenamento na nuvem com a utilização do edge computing, rede de dispositivos de borda, que melhora o desempenho dos aplicativos, reduz a latência e os custos pela utilização de uma internet com menor banda larga.

É preciso prestar atenção a tudo isso para pegar a direção correta na estrada rumo à automatização dos processos e à cada vez mais eficiente estratégia de dados.